6+
Сегодня:
22 Сентября

  • Минута в минуту

    2014-10-070"Провести время?! Ишь чего захотела! Время не проведешь!" — говорил Шляпа в сказке Льюиса Кэрролла. В 1865 году, на момент написания "Алисы в Стране чудес", английский математик пришел к выводу, что с Хроносом нужно дружить. Спустя полтора века задача человечества поменялась: теперь временем просто необходимо управлять.

    Его не хватает всем: бизнесменам, политикам, обычным менеджерам и домохозяйкам, — занятость значения не имеет. Самого ценного актива всегда мало: мгновений, отведенных на бренной земле. Кому на что: один не может выкроить недельку на увлекательную поездку, другая не видит, как растут ее детишки, а третьему не удается выучить английский язык.

    Темп жизни растет, постепенно превращая ее в хаос. Люди предъявляют друг к другу все более высокие требования и в профессиональной сфере, и в личной. К тому же многочисленные возможности, о которых кричит реклама: развлечения, отдых, самообразование… Жители мегаполисов уже смирились с тем, что быть везде невозможно. А Снежинску через это еще предстоит пройти: от информационных полей не скроешься.

    Год назад меня буквально пронзила мысль: если убрать из жизни среднестатистического человека время на 7-ча­совой сон, еду, трудовую деятельность и обязательные домашние дела вроде приготовления пищи или наведения порядка, то по будням остается два, максимум — три часа "на себя". С появлением второй половинки, детей и друзей на самообразование и хобби отводится еще меньше времени. Правда, если опираться на исследования О. В. Кузьминой, кандидата психологических наук, доцента Уральского гуманитарного института, подобные мысли мучают около 19% людей. Остальные или не осознают острой необходимости в упорядочивании своих дел, или не видят ничего страшного в том, чтобы опоздать на встречу и сдать работу позже дедлайна.

    Но не ради начальника и не ради денег в середине ХХ века задумались об управлении временем. А наоборот, чтобы появилась возможность жить в свое удовольствие.

    "Помедленнее, пожалуйста! Я записываю…"
    Специалисты по тайм-менеджменту с одноименной кафедры Московского финансово-промышленного университета "Синергия" убеждены, что не хватает времени только тому, кто не может им правильно распорядиться: либо нет плана работы, либо человек сидит не на своем месте и его задачи "неподъемны", либо у него недостаточно мотивации. Они советуют выходить из цейтнота по старинке: завести цель, ради которой сможешь свернуть горы, записную книжку (органайзер, кпк, стикеры и т. п.) и силу воли.

    Снежинская бизнес-леди, Изольда Владимировна Фролова, трудов по управлению временем не читала, однако ее практика подтверждает теоретические принципы. У директора туристического агентства "Вест-Тревел" безупречно чистый стол: ноутбук по центру, справа — ежедневник, слева — широкоформатный блокнот с чистыми листами. Ничего лишнего — в голове и на рабочем месте — первое правило тайм-менеджеров.

    "Сотрудники нашей компании уже в течение двух лет еженедельно заполняют такой график", — Изольда Владимировна показывает мне таблицу-сетку на альбомном листе. По вертикали — дни недели. По горизонтали — основные функции работника. А на пересечении, в клетке, уже от руки вписана деятельность: консультация, разговор по телефону, заключение договора и т. п. С одного взгляда на график понятно, чем сотрудник занимался и насколько продуктивно работал. Это не план, а результат трудов. «Его мы анализируем и с его помощью оцениваем эффективность каждого менеджера. И для самих девочек это полезно: когда видишь картину своей работы за определенный промежуток времени, можешь прогнозировать свою занятость. Например, с утра, когда нет посетителей, ты делаешь одно, в обед, когда идет первая волна клиентов, занимаешь другими проблемами, а вечером, когда люди возвращаются с работы, ты уделяешь время только им».

    Такой график просто необходим любому начинающему специалисту. Когда сложно оценить свои силы и спланировать нагрузку, "сетка" защитит вас от прокрустова ложа, поможет построить свой рабочий день: спланировать дела и расставить приоритеты. Доказано: одна минута при планировании экономит десять минут на практике.

    "Умение вести ежедневник — это необходимый навык управления своим временем. Через пару лет после начала предпринимательской деятельности поняла: во-первых, все запомнить невозможно. На работе много дел, а еще посещение врача, парикмахерской, бани, встречи с друзьями... Всего в голове не удержишь. А во-вторых, лучше не перегружать свою оперативную память лишней информацией — легче работается, — делится опытом бизнес-леди. — К тому же, нужно при любом форс-мажоре и "завале" уметь расставлять приоритеты: дело срочное, звонок по телефону и клиент над душой стоит? Чем заниматься? Конечно человеком! А после плодотворной деятельности переключаться на отдых: восемь часов в сутки отдаешь силы работе, в остальное время — принадлежишь семье. Никакому любящему мужу не понравится, если супруга будет приносить работу на дом и голова ее всегда будет забита делами".

    Кстати говоря, еще 34-й президент США Д. Д. Эйзенхауэр пришел к выводу, что срочные дела редко бывают важными и в то же время важные дела редко бывают срочными, и работал по своей "матрице". Смысл ее в том, что вначале нужно каждую задачу оценить по приоритетности и поставить в одну из четырех групп: A - важные и срочные (авральные), B - важные и несрочные (необходимые), C - срочные, но неважные (вынужденные) и D - несрочное и неважное (ненужные). И уже потом браться за них по порядку и успевать все в срок. В американских компаниях сотрудник, который остается на работе дольше, чем это установлено у него в трудовом договоре, может быть уволен. В западной ментальности это считается непрофессионализмом.

    Есть и другой принцип расставления приоритетов: "Все, что может быть сделано за 3 минуты, надо делать немедленно. Все, что может быть сделано за 30 минут, надо сделать сегодня. Все, что может быть сделано больше, чем за 30 минут, надо сделать на этой неделе". Но и здесь не нужно впадать в крайности. Например, записывать чистку зубов в ежедневник. Планирование должно приводить к выигрышу времени, а чрезмерная педантичность его отнимает. Эксперты советуют расписывать около 60% деловых часов. 20 оставить под решение экстренных проблем. И столько же отвести на спонтанные действия, творчество и про запас. Главное, чтобы этот резерв не был "съеден" тайм-киллерами типа социальных сетей, почты и личных звонков… Но их наличие напрямую зависит от мотивации.

    Осталось только захотеть
    Мой план по захвату мира провалился на первом пункте: "Встать в 7 утра". Именно на сохранение интереса направлены все вспомогательные техники тайм-менеджмента.

    "В списке из десяти дел всего два могут обеспечить 80% успеха, — гласит принцип Вильфредо Паретто. — Лишь пятая часть нашей работы протекает эффективно. И задача сводится к тому, чтобы найти эти два самых важных дела".

    "На работу, как правило, уходит столько времени, сколько на нее выделено, — пишет в своей книге "Лидерство и практические навыки менеджера" декан Высшей школы менеджмента С. Р. Филонович. — Поэтому стремитесь установить конкретные сроки выполнения любого задания".
    Для любителей "заглянуть на минуточку" в соцсети или "быстренько просмотреть" последние новости есть программа RescueTime. Это одна из версий самоконтроля. Позволяет отследить, на каких сайтах зависает пользователь и сколько тратит на просмотр лишней информации. И вы еще жалуетесь на то, что ничего не успеваете?

    Организовать режим труда и отдыха и повысить свою эффективность в авральном режиме поможет принцип Pomodoro, разработанный в 1992 году итальянцем Франческо Чирилло. Он предложил разбить рабочий день на 25-минутные периоды (именно столько в среднем взрослый человек может концентрировать свое внимание на одном деле). На это время нужно отстраниться от лишних каналов информации и заниматься поставленной задачей, не отвлекаясь ни на что. Как только таймер возвестит о конце отрезка, сделать 5-минутный перерыв, поощрить себя за плодотворный труд. А по завершении четырех pomodoros необходимо отдохнуть 15-20 минут. Производительность увеличивается в разы!

    Правда, прежде чем браться за управление своим временем, следует учесть одну оговорку: тайм-менеджмент не подходит тем, кого абсолютно все устраивает в жизни. Он для людей, готовых выйти из своей зоны комфорта и прыгать "выше головы". Равнодушных просят не беспокоиться.

    Марина Емелина

  • распечатать

Ещё по теме:

  • Комментарии

    Имя
    E-mail
    Текст
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
    Отправить
    Сбросить

АРХИВ

Выберите номер:

Интервью